Centar uspjeha

Piše: Marija Tödtling

Razbijate ciljeve u manje cjeline, diplomirali ste izradu to-do lista, a na kraju shvatite da ste ponovno preskočili pauzu za ručak? Cijeli dan trčite uokolo, a navečer imate osjećaj da ste rješavali samo sitnice i detalje? Kako je moguće da ste stalno zauzeti, a ništa niste napravili?

Određivanje prioriteta u svakodnevnom životu omogućava nam posvetiti se aktivnostima koje su zaista važne. Tako svoju pažnju, energiju i vrijeme usmjeravamo na one aktivnosti koje nam pomažu postići poslovne ili osobne ciljeve. Budući da je vrijeme kojim raspolažemo uvijek ograničeno, ključno je znati čemu se posvetiti. Upravo ta vještina razlikuje uspješne od neuspješnih ljudi.

Kada određuje prioritete, većina ljudi pogrešno zamjenjuje hitne i bitne zadatke. Vremenski rokovi i pritisak nadređenih ili bližnjih ponekad nas navode na razmišljanje “ako je nešto hitno, sigurno je i važno”. Valja razlikovati hitno i bitno. Bitne aktivnosti su izravno povezane s ostvarivanjem vlastitih ciljeva. S druge strane, hitne aktivnosti obično više imaju veze s onime što je drugima važno.

Stephen Covey, autor knjige “Sedam navika uspješnih ljudi”, slikovito je to prikazao razdvajajući hitnu i bitnu dimenziju svake aktivnosti. Ljudi koji loše upravljaju vremenom najviše vremena provode u poljima s lijeve strane tablice, odnosno radeći zadatke koji su hitni i zahtijevaju trenutnu pažnju. Ostalo slobodno vrijeme tipično provode u bavljenju distraktorima, besciljnim i neproduktivnim aktivnostima. Najmanje vremena posvećuju radu na važnim ciljevima koji im omogućuju razvoj i uspjeh.

Razmislite, u kojima aktivnostima najčešće provodite svoje radno vrijeme? A kako funkcionirate u slobodno vrijeme? Koliko vremena provodite u ispunjavanju svojih potreba, a koliko u ispunjavanju želja drugih ljudi?

“Kritične aktivnosti” – bitno i hitno

Ovu listu nastojte održavati praznom. To su aktivnosti najvišeg prioriteta koje zahtijevaju trenutnu pažnju, kao što su obiteljske krize ili krajnji rokovi za dovršenje važnih projekata. Ukoliko ovdje budete provodili previše vremena, nećete se moći posvetiti dugoročnim planovima.

U ovoj skupini nalaze se dvije vrste aktivnosti: one koje ste ostavili do posljednjeg časa i nepredvidljive aktivnosti. Obavljanjem prvo najtežih i najvažnijih zadataka te planiranjem izbjeći ćete stres vremenskog roka. S druge strane, probleme koji iskrsnu ne možete uvijek predvidjeti. U tom slučaju zadatke možete obaviti ili delegirati nekome tko će ih odmah izvršiti.

Ako često provodite vrijeme rješavajući “krizne situacije”, zapitajte se na koji način ih možete predvidjeti. Potom razradite proceduru odgovora na “kriznu situaciju” i razmislite na koji način ove aktivnosti prebaciti u grupu “važnih ciljeva” – kako ih isplanirati prije nego postanu hitne.

“Važni ciljevi” – bitno, ali ne i hitno

Ovo su aktivnosti u kojima želite provoditi najviše vremena. One pomažu postići osobne i profesionalne ciljeve i baviti se onim što vam je zaista važno. To može biti redovito vježbanje, održavanje kvalitetnih odnosa s drugim ljudima ili razmišljanje o smjeru u kojem se kreće vaša karijera. Planirajte ove aktivnosti i osigurajte si dovoljno vremena. Na taj način ćete sve zadatke završiti u roku i izbjeći nepotreban stres.

Velike zadatke razdvojite u manje dijelove i uračunajte vremenske rokove. Zamolite kolege da vas sljedećih sat vremena prekidaju samo ukoliko je neophodno. Iskoristite vrijeme kada djeca nisu kod kuće. I ne zaboravite ostaviti još malo dodatnog vremena za nepredviđene okolnosti.

“Prekidi” – hitno, ali nebitno

Ove aktivnosti su razlog zbog kojeg “radite, a niste ništa napravili”. One vas skreću s puta i sprječavaju da dovršite važne zadatke. Kolege koji stalno zapitkuju da im riješite problem s računalom, besmislene procedure ili djeca koja žele vašu pažnju sada i odmah samo su neki od svakodnevnih događaja koji vas koštaju vremena.

Naučite reći ne i odmah ljubazno odbijte zahtjev ili zamolbu. Objasnite koji zadaci su važniji za ostvarenje dugoročnih ciljeva, delegirajte zadatak drugoj osobi ili ga izmijenite kako bi se smisleno uklopio u postojeći plan. Razmislite, koji su najčešći zahtjevi i kako možete spriječiti njihovo ponavljanje? Poučite kolege da samostalno pronađu dugoročna rješenja, dajte djeci priliku da sami riješe situaciju i nadređenom predložite pet načina kako još produktivnije iskoristiti vrijeme.

“Distraktori” – nije bitno niti hitno

Ovo je jednostavno. Sve aktivnosti koje vam ne pomažu doći do cilja i ne čine vas osobito sretnima bacite u mentalni koš za smeće. Surfanje internetom do točke kada se više ne možete sjetiti kako ste počeli, ostajanje u odnosima koji vas više ne zadovoljavaju, maratonsko gledanje zabavnog programa, tračanje – jeste li se prepoznali? U svakom slučaju, najučinkovitiji i najbrži način da riješite zadatak jest eliminirati ga. Ukoliko nije važan, učinite si uslugu i maknite ga s liste.

Ponekad ova ponašanja ne uzrokuju osobitu ugodu, nego služe kao pasivni oporavak kojima odmarate mozak nakon hitnih intervencija. U tom slučaju, baveći se primarno planiranim i važnim zadacima istovremeno smanjujete vrijeme koje provodite kako u stresnim, tako i u nebitnim aktivnostima. Dvostruki zgoditak!

Baš kao i novac, vrijeme predstavlja resurs koji ne pronalazite, već koristite. A ukoliko želite ostvariti ono što vam je važno, trebate ga koristiti pametno. Preuzmite odgovornost – nitko to neće učiniti umjesto vas. Ne bojte se preispitivati u što investirate svoje vrijeme. Razmislite gdje želite biti i na koji način vam se to ulaganje može višestruko isplatiti.

Imate vlastiti savjet za kvalitetnije upravljanje vremenom koji biste željeli podijeliti s nama ili prijedlog teme koja vas posebno zanima? Ostavite komentar u prostoru ispod. Članak slobodno podijelite s kolegama, facebook prijateljima i svima kojima bi članak mogao koristiti.