Centar uspjeha

Piše: Marija Tödtling

Delegiranje zadataka članovima tima dobar je način rasterećenja voditelja i ima niz pozitivnih učinaka na uspjeh organizacije, voditelja i njegovih zaposlenika.

Međutim, zbog čega se neki voditelji ipak ne odlučuju delegirati češće? Evo nekih uobičajenih izgovora – i savjeta kako im se oduprijeti.

1. „Sam/a ću najbolje obaviti zadatak.“

Ukoliko se dulje vrijeme vodite ovim izgovorom, vjerojatno ste trenutno jedina osoba koja može kvalitetno obaviti zadatak.

Razmislite što vam delegiranje može donijeti – primjerice, više vremena i energije za druge projekte, priznanje za uspješno vođenje tima i napredovanje sa sadašnje pozicije. Također razmislite na koji način članovi vašeg tima mogu od toga profitirati – zadatak će im predstavljati izazov i priliku za razvoj, a istovremeno će se osjećati cijenjeno i poštovano.

2. „Ne volim ovisiti o drugima, radije ću to napraviti sam/a.“

Ovaj izgovor često proizlazi iz stava „ako želiš nešto učiniti kako treba, učini to sam“. Za razliku od situacije kada voditelj od vlastitog ega ne vidi potencijal drugih, ovaj izgovor je karakterističan za one koji imaju potrebu sve kontrolirati.

Takvim voditeljima teško je prihvatiti da drugi obavljaju zadatak, dok su s druge strane oni odgovorni za njegovu kvalitetu. Ukoliko se bojite prepustiti kontrolu drugima, trebate znati da vi birate članove tima za izvršenje zadatka, vi birate prikladan zadatak i vi dogovarate praćenje napretka u izvršenju zadatka.

3. „Nitko iz mog tima nije dovoljno kvalificiran/sposoban da obavi zadatak.“

Očajnički želite drugima prepustiti dio zadataka, ali niste sigurni u njihove sposobnosti. Razmislite, jeste li im zaista pružili priliku da se dokažu? Je li u igri (ne)povjerenje? Postoji li netko tko zadatke može obaviti na prihvatljivoj razini? Tko brzo uči i voljan je učiti? I tko bi mogao imati koristi od rada na takvom zadatku?

Ukoliko niste sudjelovali u formiranju tima i trenutno ne postoji nitko tko može zadovoljavajuće izvršiti zadatak, tada ćete nekoga morati trenirati za izvođenje zadatka. Budite strpljivi i dajte osobi vremena da se razvije. Suzdržite se od kritike i sjetite se da je važnije da zadatak bude korektno obavljen, nego da bude remek djelo – da je toliko važan, u njegovo izvršenje biste uključili sve zaposlenike. I obavezno započnite s jednostavnim zadacima.

4. „Nemam vremena – dulje će mi trebati da objasnim što želim nego da to napravim sam/a.“

Obuka zaposlenika će vas u početku usporiti, ali u konačnici ćete za svoju investiciju biti nagrađeni popriličnim kamatama. Prisjetite se pozitivnih posljedica i koristi od delegiranja – imat ćete više vremena za ispunjenje drugih ciljeva i preuzimanje novih izazova, na taj način kontinuirano ulažete u razvoj zaposlenikovih znanja i vještina, cjelokupni tim ostvaruje bolje rezultate…

Kada delegiranje shvatite kao zaduženje i postavite ga na listu zadataka kao i svaki drugi, lako ćete za njega pronaći vrijeme.

5. „Postat ću nepotreban/na ako drugi to obave uspješnije od mene.“

Voditelji koji odlično poznaju svoj tim i svjesni su jakih strana svakog zaposlenika mogu se naći u pomalo nezavidnoj situaciji i pomisliti: „Što ako netko posao obavi bolje od mene?“

Vaši nadređeni će prepoznati efikasnost vašeg tima, a vi ćete u njihovim očima biti osoba koja prepoznaje ljude s potencijalom.

6. „Svi iz mog tima su ionako preopterećeni svojim zadacima.“

Istraživači Hackman i Oldham koji su se bavili proučavanjem motivacije zaposlenika još su 1970-ih godina utvrdili kako davanje postupno sve odgovornijih zadataka ima pozitivan učinak na zaposlenike – oni im predstavljaju izazov i stavljaju ih u situaciju neprestanog učenja. Također im pružaju priliku da preispitaju način na koji obavljaju posao te ih uče raditi pametnije, a ne dulje.

Ukoliko su svi iz vašeg tima (uključujući vas) zatrpani zadacima, možda je vrijeme da zaposlite novog djelatnika.

7. „Osjećam se krivo kada moram delegirati zadatke drugima.“

Neki voditelji intenzivno suosjećaju sa svojim zaposlenicima, s pojedinima su čak i prijatelji, ne žele ih opterećivati ili misle kako sve trebaju napraviti sami.

Nemojte delegirati zadatke koje ne želite raditi, nego i one izazovne i zanimljive. Pri tome zaposlenicima osigurajte slobodu da zadatke izvršavaju kako oni smatraju da je najbolje, dok god je cilj postignut. Pružite im podršku u procesu – dajte im do znanja da ste otvoreni za pitanja, da vam se mogu obratiti ukoliko se pojave problemi i zatrebaju pomoć. Pohvalite ih i nagradite za njihov doprinos.

8. „Zadatak je toliko važan da ga moram sam/a napraviti.“

Ukoliko imate važan projekt, to je razlog više zbog kojeg biste trebali delegirati ključne korake, posebno u ranoj fazi. Više ljudi predstavlja više različitih mišljenja, i u konačnici bolje rezultate.

Odaberite pravu osobu (ili osobe) i jasno im komunicirajte željeni ishod. Objasnite kako je zadatak važan te da ste ih odabrali upravo zbog toga što trebate njihovo znanje i vještine u tako važnim zadacima. Na taj način zaposlenici će se osjećati poštovano, kao važan kotačić u tvrtki i to će im pomoći da svoj rad percipiraju kao smislen i vrijedan. Zbog važnosti zadatka osigurajte dovoljno vremena za razmjenu povratnih informacija u među-koracima.

9. „Ali volim raditi te zadatke!“

Zapitajte se, spada li taj konkretni zadatak u opis vašeg posla? Bojite li ga se odreći kako ne biste morali preuzeti neki odgovorniji? Kako možete bolje iskoristiti svoje vrijeme? Naučite uživati u poučavanju drugih i sudjelujte u uspjehu kolega iz tima.

10. „Ne postoji ništa što bih delegirao/la.“

Uvijek postoje zadaci koje možete delegirati. To su oni zadaci koji vam uzimaju dosta vremena, koje drugi mogu obaviti jednako kvalitetno kao i vi. Oni iz kojih će članovi tima nešto naučiti i uz pomoć kojih će se razvijati.

Za kraj, razmislite o sljedećem – da netko vama nije delegirao svoje zadatke, uskratio bi vam priliku za razvoj i ne biste bili na poziciji na kojoj se trenutno nalazite.